Ik stond – als kersverse ondernemer - verwoed post-its op de muur van mijn werkkamer te plakken om fijn te slijpen wat GEERTJE - Maatschappelijke Marketing & Communicatie precies aanbiedt, toen mijn oog op een bericht in het Parool viel dat dit heel mooi illustreert:

“Slechts 22 procent van de jongvolwassenen tussen de 18 en 35 jaar begrijpt altijd alles wat er in brieven staat die ze ontvangen van organisaties als de Belastingdienst of energieleverancier (...) Tegelijkertijd blijkt uit cijfers van het Nibud dat 1 op de 5 jongvolwassenen tussen de 18 en 26 jaar te maken heeft met ernstige betalingsproblemen".

Het hele artikel lees je hier: Moeilijke brieven spelen rol in financiële problemen van jongvolwassenen (parool.nl)

Het effect (of juist gebrek daaraan) van moeilijke brieven

Lastige woorden, moeilijke zinnen: wie een brief krijgt die hij niet begrijpt, weet ook niet wat hij moet doen. Dit maakt het makkelijk een verkeerde (financiële) beslissing te nemen of iets níet te doen wat je wel had moeten doen.

Kleine misstappen, bijvoorbeeld een vergeten betaling, kunnen - als je ze niet op tijd rechtzet - leiden tot grotere problemen, zoals schulden. Dit veroorzaakt stress. Die stress neemt een groot deel van je brein in beslag, en maakt het lastig om actie te ondernemen of afspraken na te komen. Stress houdt je dag en nacht bezig en zorgt ervoor dat je nóg moeilijker focust, laat staan op die nieuwe aanmaning waarin wéér in ingewikkelde taal of op dwingende toon staat uitgelegd wat je moet doen.

Daarom is het belangrijk om als organisatie de doelgroep waarmee je communiceert te kennen. Niet (alleen) in de vorm van een fictieve persona die toevallig precies die beslissingen neemt die je zelf aan je bureau hebt bedacht. Wat jij zélf zou doen, doet een ander namelijk vaak heel anders. Mensen handelen grotendeels onbewust en irrationeel, gedreven door (vaak onbewuste) drijfveren, neigingen en weerstanden. Jij en ik ook.

Doelgroepgericht communiceren, hoe doe je dat?

Een aantal basisprincipes:

• Verdiep je in je doelgroep (duh). Maar echt. De stap die zo vaak wordt overgeslagen, maar die zo ontzettend belangrijk is: verdiep je eerst goed in degene die je wilt bereiken. Wat houdt haar bezig? Wat houdt hem tegen? Wat vindt zij van jouw organisatie? Waar ligt hij wakker van en welke psychologische factoren zouden mee kunnen spelen? Wat is hier al over onderzocht en geschreven door anderen?
• Bepaal je communicatiestrategie. Bepaal hóe je je doelgroep wilt bereiken. Misschien is een brief wel helemaal niet het beste middel voor jongeren die moeite hebben met lezen. Misschien vinden ze het ook wel enorm eng om je bellen. Misschien willen ze wel veel liever met je appen. Of een filmpje bekijken. Of een combinatie daarvan. Wees creatief en denk breder dan 'de corporate kanalen'.
• Communiceer begrijpelijk. Als je je communicatiestrategie hebt bepaald, schrijf je boodschap dan zo op (of vertel/laat zien) dat je doelgroep deze begrijpt. Schrijf begrijpelijk. Houd het kort. Skip jargon. Gebruik actieve zinnen. Ondersteun je tekst met plaatjes of iconen. En tést voor je iets verstuurt of wat jij hebt bedacht ook echt wordt begrepen. Bijvoorbeeld door het je doelgroep te vragen of, nog beter, door deze te betrekken bij het ontwikkelen ervan. En meet ook het effect van je communicatie, want alleen dan weet je of je goed zit.
• Communiceer stress-sensitief. Met alléén begrijpelijke communicatie ben je er nog niet. Helemaal niet bij lastige onderwerpen. Want zonder empathie kunnen ook makkelijke zinnen hun doel missen. Stress-sensitief werken (een lekker begrijpelijke term ;-)), gericht op het verminderen van stress, is (gelukkig) sterk in opmars. Stress-sensitief schrijven is minstens zo belangrijk. Want ook met woorden kun je stress wegnemen en laten zien dat je begrijpt waar jouw doelgroep mee zit. Wil je dat jouw doelgroep een bepaalde actie onderneemt? Maak dit dan zo makkelijk mogelijk door drempels weg te nemen.

Heb je daar hulp bij nodig? Dan help ik je graag

Dat kan op veel verschillende manieren. Denk aan:

• Een presentatie op maat geven over begrijpelijk en stress-sensitief schrijven en/of het trainen van jouw schrijvende medewerkers
• Een quick-scan maken van jouw communicatie en advies over hoe deze verbeterd kan worden
• Jouw communicatie aanpakken, door in jouw doelgroep te duiken en een communicatiestrategie te ontwikkelen die creatiever is dan 'we sturen een brief'
• Jouw schriftelijke communicatie herschrijven, zodat deze begrijpelijk en stress-sensitief is

Toch nét iets anders nodig? Of een combinatie? Alles is bespreekbaar. Stuur vooral even een berichtje, bel of app 06-36482859 of mail geertjevis@yahoo.com - wat jij het makkelijkst vindt.

Dan ga ik nu verder met geeltjes plakken ;-)